Vous êtes sur une mission depuis des semaines, vous traînez la patte pour rendre un dossier ou accomplir une tâche que vous trimbalez depuis des lustres… Vous restez parfois tard le soir pour avancer ou rattraper le retard à votre travail, en vous disant « peu importe, ce doit être fait ! ». Vraiment ? À quel prix ? Ces situations peuvent avoir des conséquences sur votre santé mentale, votre équilibre entre quotidien professionnel et personnel, jusqu’à risquer le burn out. Vous souhaitez améliorer vous productivité afin d’être plus efficace sur vos missions professionnelles et plus serein dans votre vie personnelle ? Parfait ! Les bienfaits de la productivité au travail sont nombreux. Être davantage efficient vous permet de vous dégager plus de temps sur d’autres fonctions ou pour votre vie personnelle, avoir l’esprit plus libre, réduire votre stress… 

U-Raise vous confie 6 méthodes simples pour améliorer votre productivité et retrouver plus de bien-être au travail !

1. La gestion des priorités est primordiale

Prioriser, mettre en ordre et privilégier certaines tâches plutôt que d’autres paraît logique. Cependant, votre cerveau peut avoir tendance à faire en premier ce qui vous semble le plus simple ou ce que vous préférez…

Réorganisez-vous grâce à :

• La matrice d’Eisenhower

Elle vous aide à répartir vos tâches dans 4 catégories : 

1. Importantes et urgentes,
2. Importantes, mais non urgentes,
3. Non importantes, mais urgentes,
4. Non importantes et non urgentes.

 Le 1^er quadrant est ainsi la priorité absolue. Les dernières tâches, en 4ᵉ position, c’est tout le contraire !, Si cela est possible, vous pourriez même envisager d’abandonner ces tâches non urgentes et non importantes !.

• Avaler son crapaud

Issue du livre de Brian Tracy, cette astuce vous conseille de commencer votre journée par la tâche la plus pénible. Vous en serez heureux et le reste vous paraîtra tellement plus confortable !

• Les 3 missions prioritaires

Listez vos 3 piliers à effectuer sur votre semaine. Vous pouvez ensuite les découper par petits travaux quotidiens ou utiliser la méthode Ivy Lee. Elle consiste à noter la veille vos 6 tâches prioritaires du lendemain. De cette façon, vous vous concentrez uniquement sur la première jusqu’à ce qu’elle soit complétée, et ainsi de suite.

• Déléguer ou automatiser

Évidemment, si vous pouvez passer le flambeau, profitez-en ! Relayez de préférence ce qui ne vous plaît pas, car cela vous demandera systématiquement plus de temps et d’effort mental.

• Se fixer des deadlines 

Une tâche prend le temps qu’on lui accorde… Alors, optimisez vos délais en :

– Vous fixant vous-même des dates butoirs et/ou en demandant (de votre direction, client…),

– Vous engageant auprès d’un tiers comme un ami ou un collègue. Il sera votre partenaire de confiance pour vos dates limites ! Alors, n’avez-vous qu’une parole ? 😉

• La fameuse carotte

Reine éternelle de l’anti-procrastination, fixez-vous un objectif de temps et une récompense seulement si vous l’atteignez. « Si je termine cette mission avant fin juillet, je m’offre un massage ! », productivité décuplée !

2. L’importance de la planification

Être efficace et optimiser sa gestion du temps n’est pas synonyme de tout faire. Ayez une planification honnête, mais suffisamment challengeante ! De plus, programmer vos actions et votre travail permet de vous décharger et ainsi de libérer votre cerveau pour vous concentrer au mieux !

• Le batching

Cette technique vous fait regrouper des tâches similaires ensemble. On fait la chasse à l’attention résiduelle, c’est le temps qu’on met pour se concentrer d’une tâche A à B. Pour rester focalisé au mieux, réunissez alors les obligations administratives, la ‘production’, les actions de communication, les rendez-vous professionnels… 

• Instaurer des rituels

Planifiez des routines en début et fin de journée, voire des jours ou semaine « types » afin de rythmer votre activité et ainsi, de ne plus réfléchir à programmer ces éléments. 

Exemple : le lundi est une journée sans rendez-vous, le jeudi, c’est « création » …

• Le Timeboxing

Appelée gestion par blocs de temps en français, elle induit de réserver les créneaux dans son agenda après estimation de la durée nécessaire, réaliste, mais qui puisse vous mettre un minimum au défi ! Minutes, heures, journées… À vous d’en déterminer l’intervalle. 

• Un temps dédié à l’organisation

Ce moment vous fait gagner un temps précieux ! Prévoyez alors une plage horaire récurrente pour vous organiser de façon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle… Pour l’hebdo, préférez dimanche ou lundi matin pour bien attaquer votre semaine !

3. Optimiser ou hacker son temps

Voici de quoi vous aider à devenir maître de votre temps une bonne fois pour toutes !

• La célèbre méthode Pomodoro

La tomate est votre allié ! Technique inspirée de son minuteur de cuisine en forme de tomate, Francesco Cirillo nous aide à être plus productifs en travaillant par tranche de 25 minutes. Prendre 5 minutes de pause entre deux, et une interruption plus longue de 15 à 20 minutes au bout de 4 pomodori. Effet de satisfaction psychologique assuré et magique d’efficacité !

• La règle des 5 secondes

Vous pensez à quelque chose que vous devriez faire ? Comptez à rebours 5-4-3-2-1 et entamez l’action physique de cette idée immédiatement ! Zéro tergiversation ☺

• L’astuce des 2 minutes

Issue de David Allen dans son livre ‘Getting Things Done’ : si une action vous prend moins de 2 minutes, alors faites-la de suite !

• Éliminer

À la façon Ghostbusters, prenez un peu de recul et chassez vos « dévoreurs de temps » comme les réseaux sociaux, une multitude de réunions, l’utilisation du smartphone, regarder beaucoup de séries, des rendez-vous inefficaces…

• Fractionner ses tâches

Découper votre travail en temps présente un double avantage. Vous avancez vite, en ayant le sentiment de gratification de cocher ou barrer de nombreuses tâches sur votre To-do list !  

• Des outils efficaces

Gestion de calendrier automatisée, traqueur de temps… Pour bien perfectionner votre organisation, retrouvez nos conseils dans l’article 10 outils pratiques d’organisation.

4. Prendre soin de son énergie

Vous pouvez utiliser toutes les méthodes possibles, le meilleur reste de prendre soin de vous et d’écouter vos limites.

• État physiologique

Prendre des pauses, bien s’alimenter, boire, bien dormir, bouger, voir la lumière naturelle…

Nous vous donnons des éléments dans nos articles 5 clés pour rebooster son niveau d’énergie et 7 conseils pour améliorer la qualité de son sommeil.

• Connaître son chronotype

C’est un test à réaliser sur internet qui vous permet de constater vos pics de productivité et de concentration. Ainsi, vous planifiez votre agenda en fonction, par blocs de temps appelés « deep work ».

5. Déjouer le piège des mails

Redéfinissez la notion d’urgence… Une question de vie ou de mort ne se communique pas par email, n’est-ce pas ? Dès lors :

• Assurez la relève 

Consultez vos mails au maximum 2 à 3 fois par jour, en fin de matinée et d’après-midi par exemple.

• Visez le ‘Inbox Zéro’

Votre messagerie n’est pas un lieu de stockage ! Alors, libérez-la en 5 étapes : supprimer (indésirables, sans intérêt), déléguer (non concerné), répondre (urgence), différer (dossier ‘à traiter’) et archiver (information).

6. Améliorer sa concentration

Faites le vide sur le superflu et privilégiez un temps de travail régulier et de qualité.

• 0 « parasite »

Coupez toute gêne possible de vos collègues ou famille, en cas de télétravail. La porte fermée de votre bureau peut symboliser « ne pas déranger, sauf urgence ». N’oubliez pas de supprimer les notifications de votre téléphone ou ordinateur grâce au mode avion ou silencieux.

• Environnement de travail

Avoir un espace de travail propre, rangé et propice est essentiel pour pouvoir vous concentrer. Pourquoi ne pas tester d’en changer grâce au coworking ?

• Matériel performant

Vos outils et équipements de travail ne doivent pas être un frein pour votre efficacité. Si vous le pouvez, investissez, entre autres, dans du matériel informatique de qualité.

• Mode monotâche

Dans l’esprit du Time Blocking, on évite au plus le multitâche pour rester attentif ! 

• Ambiance sonore

Vous pouvez tester de travailler en musique (de préférence sans paroles), avec un fond sonore comme une simulation d’ambiance de café, un air avec des ondes spécifiques (‘deep focus’) ou même un casque antibruit pour être en concentration maximale !

Essayez, appliquez et sélectionnez les méthodes de productivité qui vous conviennent le mieux. Ne choisissez que ce qui résonne avec vous et que vous adopterez de la façon la plus fluide selon votre personnalité, activité et emploi du temps. Dans tous les cas, les bonnes habitudes se forgent dans la durée !

Double effet gagnant, la productivité vous offre un sentiment de satisfaction et de fierté, superbe effet d’un cercle vertueux pour rester efficace !

Ne cherchez pas la perfection. Si vous manquez d’énergie un jour, adaptez-vous. Gardez aussi en tête que « Fait vaut mieux que parfait » donc, passez à l’action pour avancer.

Lisez notre article Osez savoir dire non pour vous préserver !

Gagner en productivité est un bel objectif, mais attention à l’effet pervers de vouloir tout optimiser à tout bout de champ, conservez un état d’esprit sain pour prendre soin de vous !