S’organiser est un sujet qui touche tous les actifs : missions professionnelles variées, télétravail, déplacements, importante charge de travail, volonté de mener de front ses obligations aussi bien professionnelles que personnelles…  Notre travail peut adopter des formes très variées et ainsi, complexifiant ainsi la gestion de nos diverses activités. L’organisation est alors primordiale afin de ne pas oublier des dossiers, documents ou tout autre tâche nécessaire pour réaliser votre métier au quotidien.

De nombreuses applications et outils d’organisation sont apparus et nous aident dans notre volonté d’être plus efficace au travail. L’objectif est de se repérer davantage dans le temps et dans l’espace pour gagner en sérénité et en efficacité  ! Nous avons tous envie d’avoir à disposition tout ce dont nous avons besoin pour effectuer notre journée, de la façon la plus rapide et intuitive possible.

Simplifiez-vous la vie en utilisant les bons outils ! Cela peut décupler votre efficacité. Pour ce faire, suivez le guide avec U-Raise en reprenant les bases d’une solide organisation et les outils que nous vous avons sélectionnés ! 👇

Les bases de l’organisation

Avant de se lancer dans des outils sophistiqués, il faut revenir à ce que désigne une bonne organisation. Elle inclut 3 grands piliers :

• La prévoyance : un planning honnête et pratique est une des clefs ! Les tâches qui ne sont pas programmées ont moins, voire peu de chances d’être réalisées.
• La structuration : chaque chose est rangée ou prévue à un emplacement précis. Pas d’hésitation possible !
• L’efficacité : on fait la chasse aux moments perdus inutilement ! On optimise sa vie quotidienne afin d’économiser au mieux son temps.

L’essentiel est d’avoir une vie plus fluide et facile à vivre dans le but de conserver votre équilibre entre votre travail et votre sphère personnelle.

« L’organisation induit l’efficacité, qui, elle-même, impacte la qualité du temps personnel. » Corinne Ghiridlian-hofmann

Vous avez des ambitions ou des envies de vivre certaines expériences dans votre vie ?

Tout en vous laissant une certaine latitude et du temps libre, méthode et organisation sont de rigueur. En effet, si vous n’avez pas de plan ni un ou plusieurs objectifs en ligne de mire, vous risquez de ne pas les atteindre et d’atterrir là où vous le vouliez !U-Raise vous équipe d’outils pour mettre en place vos projets, concrètement et facilement

Les outils pratiques

Afin de profiter au maximum d’une vie pragmatique et équilibrée, se coordonner avec des outils pratiques peut vous offrir un gain de temps considérable et vous libérer les pensées.

Ou comme partagé chez U-Raise : un esprit sain, dans une organisation optimale ! 

Vous y trouverez de multiples bénéfices comme d’y voir plus clair, supporter moins de charge mentale, avoir du temps pour vous, économiser de l’énergie, gagner en sérénité, être plus disponible pour votre entourage…

Faites ce que vous pouvez pour alléger votre cerveau et travailler dans les meilleures conditions possibles au quotidien.

1. Un agenda

Ce qui n’est pas planifié, empiète l’espace de votre cerveau. Évitez les oublis et l’encombrement de votre cerveau, qui pèse parfois lourd 😇

L’agenda est à l’organisation, ce qu’est un ordinateur à l’informatique : indispensable !

Vous pouvez choisir ainsi le calendrier numérique ! L’avantage principal d’un agenda en ligne est l’option glisser-déposer, très efficace pour avancer ou reculer des tâches ou rendez-vous.

• Google Agenda : intuitif, il offre une personnalisation et diverses fonctions comme : les rappels, la récurrence d’évènements, une organisation partageable en équipe… Un classique !
• Calendrier Outlook : il est orienté planification et gestion de rendez-vous avec l’accès à la disponibilité des autres utilisateurs (en ligne, occupé…), programmation de réunions, création d’évènements…
• Any.Do : calendrier intelligent et assez similaire aux 2 précédents, son interface est fluide et épurée. Idéal pour la création et l’organisation de vos tâches, liées ou non, avec étiquettes…

Il reste la traditionnelle version papier. Elle est infaillible si vous avez toujours votre agenda sur vous ! Utilisez-le avec un stylo effaçable de préférence, dans une constante logique d’anticipation des aléas de la vie !

2. Outils d’organisation email

La gestion des emails est un autre point essentiel d’une organisation optimale !

Utilisez alors la messagerie que vous souhaitez ou celle de votre entreprise, mais agrémentez-la d’une application pour fluidifier le traitement de vos mails :

• Inbox Pause (extension Gmail) : choisissez la tranquillité en ne voyant pas le nombre de vos emails augmenter en mettant en attente la réception de ceux-ci pendant quelque temps.
• Boomerang (extension Gmail) : elle permet de planifier la diffusion ou le renvoi de messages à une date ultérieure. Ainsi, plus besoin de se reconnecter aux horaires précis pour son envoi ! Vous pouvez aussi libérer votre boîte de réception des emails en attente (renvoi plus tard).
• Sanebox : vous avez le sentiment de vous noyer dans vos emails ? Cet assistant vous aide à trier vos emails : messages jugés importants, blacklistés, rappels…
• Cleanfox : rien de tel qu’un ménage de printemps dans sa messagerie. Ce service gratuit retrouve toutes les listes de diffusion où vous êtes inscrit, à vous de valider pour le désabonnement ou non !

3. Outils pour stocker et partager

L’utilité d’un espace de stockage est évidente, direction nos 3 choix de cloud pour vous !

• OneDrive (Microsoft) : téléchargez jusqu’à 5 Go par fichier ! Il les trie directement par type.
• Google Drive : Importez ou glissez-déposez des documents jusqu’à 5 To et établissez des dossiers pour vous organiser. 
• DropBox : agent indépendant, vous pouvez partager des fichiers qui ne nécessitent pas de créer un compte. Vous pouvez à la fois produire des fichiers Office que des fichiers Google. 

4. Outils de to-do list

Successeur du célèbre post-it papier, ce procédé est essentiel pour ne rien oublier et pouvoir vous concentrer, chaque chose en son temps !

• Todoist : vision stratégique de votre to-do list grâce à la vue du jour ou hebdomadaire, récurrence, filtres…
• Microsoft To Do : synchronisation avec Office 365, personnalisation d’une liste par emoji, partage…
• TickTick : c’est un outil tout-en-un de to-do list, saisie vocale, conversion d’emails en tâches…
• Do it tomorrow : réel carnet de notes digital et gestionnaire de tâches. Une image essentiellement sur 2 jours, dédiée aux habitués de la procrastination !
• Pomotodo : liste de choses à faire, contrôle de documents, planification, notifications… Logiciel de gestion de tâches, parfait pour les entreprises du tertiaire ou à taille humaine !

5. Outils de planification/gestion de réunion

De temps en temps, une réunion virtuelle permet de faire avancer un dossier ou réaliser un entretien que l’on n’aurait pas pu faire en physique. Pensez à :

• Doodle : rapide et très simple d’utilisation, il offre la possibilité de connaître les disponibilités de chacun en évitant une multitude d’échanges mails.
• Calendly : synchronisé avec votre (ou vos agendas), il coordonne votre emploi du temps et affiche vos disponibilités en automatisant la prise de vos rendez-vous façon DoctoLib !

6. App’ de gestion de projet seul ou équipe

Parfaite pour discuter d’une idée ou d’un dossier et pour ne pas encombrer ses emails à l’infini !

• Trello : sous forme de listing de carte, c’est un outil de gestion des tâches et de collaboration. Planification, calendrier partagé et suivi du temps !
• Asana : similaire à un ‘hub’, il permet un espace de travail lisible, une organisation facilitée où chacun est mis à contribution sur le projet. Différentes vues possibles.
• Notion : très complet, tout est au même endroit ! Vous pouvez taguer vos collaborateurs en ayant votre propre espace. Tableau simple ou avec formules, textes, liste de tâches… Un outil fourni et parfait pour le sur-mesure.
• Slack : outil d’échange coopératif, ses fonctions principales sont la communication, l’archivage et la recherche de contenu.
• Teams : cette appli permet de répondre rapidement et facilement en chat et conversations groupées, créer des réunions et suivre des collaborations.

7. App’ de gestion de projet familial

Parce que oui, la vie de famille est une gestion quotidienne de projet en équipe ! Vous venez d’être averti d’une réunion à 18h30, partagez-la pour informer votre moitié.

• FamilyWall : organisation domestique quotidienne, livre de cuisine, notification en cas d’ajout sur le calendrier… Praticité pour le groupe.
• Hub Family Organizer : simplicité avec la concentration sur 2 éléments : le calendrier partagé et les listes de cours et de tâches. Idéale pour les familles de petite taille.
• OurHome : responsabilise chacun des membres par mission à effectuer dans un certain délai, grâce à un système de motivation à points !

8. Outils de prises de note

Vous avez une idée immédiate, vous visionnez un film que vous devez à tout prix sauvegarder ou un fichier clef ? L’outil de prise de note est votre allié !

• Evernote : planification, conservation d’enregistrements et gestion de projets. Partage de carnet de notes en direct.
• OneNote : collaboration instantanée, suivi des modifications, numérisation de notes manuscrites et conversion en texte, enregistrements de vidéos…
• Google Keep : prise de notes avec une palette d’outils comme des listes, des images, de l’audio… Collaboration de textes en temps réel.

9. Gestionnaire de mots de passe

Évitez-vous 39 tentatives de mots de passe erronés ! Facilitez-vous la vie avec :

• 1PASSWORD : solution de sauvegarde d’informations hyper sécurisée, elle propose une option de stockage local.
• LastPass : générateur de mot de passe tout aussi sécurisé, le remplissage de formulaire est fluide. Connexion instantanée après le choix du principal identifiant.

10. Le total Pack Google

Vous êtes pro-Google pour leur intégration exemplaire ? Sélectionnez le package complet avec le calendrier Google Agenda pour programmer vos Google Meets. Utilisez le Google Tasks en gestionnaire de tâches afin de traiter au mieux vos emails sur Gmail. Bien sûr, n’oubliez pas d’enregistrer vos favoris avec Google Keep et de stocker les fichiers volumineux sur Google Drive !

Vous avez envie de tester ces outils ? Pour chacun, il existe des versions d’essai ou gratuites, voyez selon ce que vous souhaitez investir et l’intérêt pour votre organisation.

Les outils fondamentaux d’une organisation efficace sont liés à un calendrier fluide, une tenue des emails optimale, un gestionnaire de tâches pratique et de la prise de notes rapide.

Il n’y a pas fatalement de meilleur outil qu’un autre. Ce qui compte, c’est qu’il vous convienne et s’accorde avec le plus de facilité dans votre gestion quotidienne, personnelle et professionnelle.

Adoptez les techniques qui vont vous permettre de gagner du temps, simplifiez votre communication et l’accès aux informations. Évitez de vous encombrer d’outils qui vous ralentissent plus qu’autre chose. Ainsi, sauvegardez votre énergie pour mieux la dépenser dans votre travail.

Et souvenez-vous, votre organisation évolue au fil du temps… Et au gré de vos envies !

Pour aller plus loin, nous partageons également avec vous 6 méthodes pour booster votre productivité.

« L’organisation n’est pas une question de perfection, mais d’harmonie et de cohérence avec ce que vous êtes vraiment »